2. Gjennomgang av de forskjellige moduler i buboINVOICE

2.1. Generelt om oppbygningen av moduler i buboINVOICE

buboINVOICE er strukturert rundt en serie av moduler, hvor det finnes en rekke forskjellige analyser. Modulene i hovedmenuen vises, når du logger ind på systemet.

Du kan se modulene i kolonnene nedenfor (markert med en sort sirkel). Først kommer [Faktura]-modulen, deretter [Leverandør]-modulen mm. For ytterligere navigasjon vises modulene i symboler til venstre. Dette gjør det først og fremst lettere å navigere mellom analyser og moduler, når man arbeider med analysene.

Bemerk at antallet av moduler varierer, avhengig av deres avtale med bubobubo.

Modulene er generelt designet sånn at du i den øverste analyse (kaldt "Overblikk") får et raskt overblikk over innholdet og etterfølgende kan undersøke detaljene nærmere i de underliggende analysene.

Hyper-analyser er en rekke litt mer komplekse analyser, hvor flere forskjellige dimensjoner av dataene blir belyst samtidig.

Nedenfor beskrives bredt hva du kan finne i standardmodulene. Hvis du har spesifikke spørsmål om funksjonalitet, søkemetoder, navisjon, kriterier osv., er du alltid velkommen til å kontakte buboSUPPORT på support@bubobubo.dk.

Gjør gjerne dette med et skjermbilde av det emne/den visning, du har spørsmål til. Vi ber deg i dette tilfelle om å inkludere hele hele skjermvisningen i skjermbildet, så den forettate selektering tydelig fremgår.

--------------------

2.2 Navigasjon mellom modulene

Et av de viktikste og mest karakteristiske trekk ved buboINVOICE er at de valg, du foretar i en gitt analyse, bevares i den neste analyse du åpner.

Dvs. hvis du finner en bestemt, interessant kategori for eksempel i [Kategori]/[Overblikk og gjerne vil vite, hvilke leverandører, som finnes, kan du gjøre det på flere måder:

Du kan for eks velge [Kategori]/[Leverandør]; [Leverandør]/[Leverandørliste] eller en av hyper-analysene. Det vil være den samme gruppe av leverandører, du ser i analysene basert på hva din opprinnelige utvelgelse var i [Kategori]/[Overblik].

 --------------------

2.3 Faktura-modulen

Bruk modulen til å besvare spørsmål som:

• Hvor mange fakturaer mottok vi siste år?
• Hvilke typer fakturaer mottar vi?
• Hvilke deler av organisasjonen mottar vi flest fakturaer fra?
• Hvor store beløp inneholder fakturaene i gjennomsnitt?
• Får vi flest fakturaer sist på året?
• Hvilke bransjer mottar vi fleste fakturaer fra?

--------------------

2.4 Leverandør-modulen

Bruk modulen til å besvare spørsmål som:

• Hvor mange leverandører har vi?
• Hvor mange leverandører bruker vi i våres forskjellige deler av organisasjonen?
• Hvor mange leverandører skal du kontakte for å kontrollere 80 % av organisasjonens totale utgifter? (Dette er en såkalt "pareto" eller 80/20-regel)
• Hva kaller leverandørene seg på fakturaene?
• Hvilke bransjer tilhører den største andel av dine leverandører?
• Hvor er dine leverandører lokalisert (lokalt/ikke-lokalt)?

--------------------

2.5 Vare-ytelses-modulen

Bruk modulen til å besvare spørsmål som: 

• Hva er de mest kjøpte varer/ytelser?
• Hva kjøper vi fra spesifikke leverandører?
• Hvilke UNSPSC-koder forekommer oftest blant dine innnkjøp?
• Hvordan ser prisutviklingen ut for et bestemt produkt?
• Hvilke priser har vi betalt på linjenivå? (min/max priser for den gitte linje i den valgte periode)
• Er det noen deler av organisasjonen som betaler forskjellige priser for det samme produkt?
• Hvilke varer skal jeg medta på min neste tilbudsliste?

--------------------

2.6 Compliance-modulen

Bruk modulen til å besvare spørsmål som:

• Kjøper vi de riktige varer (det avtalte sortiment)?
• Kjøper vi hos den riktige leverandør (kontraktleverandør)?
• Er det forskjel på hvordan de forskjellige deler av organisasjonen bruker avtalene?
• Er det produkter som ikke er på kontrakt, men som med fordel kan inngå i det avtalte sortiment med en bestemt leverandør?
• Hvordan ser compliance ut for et bestemt produkt?
• Hvilke leverandører er de største blant kjøp, foretatt utenfor avtale?
• Hvordan ser prisutviklingen ut for avtaleproduktene?

--------------------

2.7 Kategori-modulen

Bruk modulen til å besvare spørsmål som: 

• Hvor stor en andel av våres samlede utgifter utgjøres av offentlige myndigheter?
• Hvor mange leverandører har vi til f.eks. låseservice?
• Hvordan ser den kontraktmessige tendens ut i forskjellige kategorier, eksempelvis "kontorartikler"?
• Hvilke kategorier har vi best styr på kontraktmessig?
• Hvilke kategorier er viktigst for en bestemt del av organisasjonen?
• Hvilke deler av organisasjonen er best til å følge opp på sentrale avtaler?

--------------------

2.8 Rapport-modulen

Modulen adskiller seg fra de øvrige moduler, idet det genererer PDF-dokumenter, som du kan distribuere til kollegaer. Rapportene kan f.eks. handle om:

• Compliance på direktørnivå
• Compliance på EAN-nivå
• E-handelsgrad i organisasjonen

--------------------

2.9 Kontrakt-modulen

Modulen adskiller seg fra de øvrige moduler, da det er et oppslagsverk over de avtaler og sortimenter, som innleses i systemet for å berike fakturadata ift compliance. For eksempel kan du se:

• Hvilke kildedata er innlest?
• Hvornår er kildedata innlest?
• Hvor mange avtaler har vi lest inn?
• Hvor mange varekontrakter har vi lest inn?
• Hvor lenge er avtalen gyldig?
• Hvilke historiske avtaler er innlest i systemet?
• Hvilke varer finnes på de enkelte vareavtaler?